E-MAIL как доказательство? Печать E-mail
08.02.2012 09:35

Сложно представить современную компанию, которая в своей работе совсем не пользуется Интернетом или электронной почтой.

Подобные технологии проникли уже во все бизнес-процессы любой компании, а понять, как обсуждались все важные вопросы без Интернета еще несколько лет назад, и вовсе не представляется возможным. Задумайтесь, ведь основные положения любых договоров обсуждаются письменно в электронном виде, по e­-mail компании обмениваются счетами и накладными, присылают решения об оплате и утверждают сметы.

 

Электронные документы или документы, которые были подготовлены с помощью электронно-вычислительной техники, имели вес, в том числе и юридическую силу, еще в советское время.

В 1979 году были выпущены указания Госарбитража СССР, которые гласили, что стороны по арбитражным делам вправе представлять в качестве подтверждения своих показаний электронные документы, если эти документы содержат существенную информацию по рассматриваемому делу. В этом случае такие данные должны были приниматься на рассмотрение судебными органами в качестве доказательств. Поэтому даже в то время предоставление электронных документов и рассмотрение их в судебном порядке было обосновано на законодательном уровне.

Однако же, в связи развитием и все большим распространением электронного документооборота в современных бизнес-процессах и отсутствием новых законодательных нормативных актов, которые могли бы регулировать рассмотрение подобной информации, в качестве доказательств по тому или иному делу, многие судьи отказываются рассматривать подобные документы или принимают их в каком-то частном порядке, и имеют к ним собственные требования, поскольку единого порядка рассмотрения этих документов в качестве письменных доказательств не существует.

В настоящий момент электронные документы не очень охотно рассматриваются в суде в качестве подтверждающих документов. Впрочем, ситуация постепенно меняется, что связано с распространением электронного документооборота, в том числе в ходе деловой переписки.

Электронный документооборот часто используется в банковской сфере, при подаче отчетности в налоговые органы, в транспортной отрасли, а также в коммерческой практике крупных и средних предприятий независимо от отрасли.

Расхожее мнение о том, что судьи избегают рассматривать кипы распечаток электронных писем и прочих подобных бумаг как полноценные доказательства по судебному процессу, пугает многих бизнесменов и юристов. Однако не стоит терять надежду решить конфликт в суде.

Добиться прикрепления к делу электронных документов и разрешения ситуации посредством принятия во внимание этой информации сложно, но вполне возможно, даже несмотря на то что в настоящее время, может быть, и нет четкой законодательной базы, которая регулировала бы эти процессы. Ведь существует ряд способов, которые помогут сделать электронные документы более официальными, что придаст им больший вес и основание использовать их в качестве доказательной базы.

Подтверждение подлинности электронных документов осуществляется посредством электронной подписи или иным аналогом собственноручной подписи (как правило, согласованным сторонами в договорном порядке). Однако на практике не все суды имеют необходимое техническое оснащение для оценки документов в исходном электронном виде.

В этом случае электронные документы часто представляются в виде распечаток, удостоверенных участниками электронной переписки. В судах общей юрисдикции мне часто приходилось подтверждать достоверность электронного документа (переписки) свидетельскими показаниями одного из участников переписки.

Относительно использования электронных документов в качестве доказательств по тому или иному делу судьи разделились на два лагеря: одни принимают распечатки электронной переписки и электронных документов без каких-либо дополнительных к ним требований и рассматривают эти документы в качестве доказательств по делу, другие судьи идут по более формальному пути, отказываясь принимать переписку без электронной цифровой подписи, которая подтверждает, что данный документ исходил действительно от того лица, которое этот документ отправило.Можно придерживаться аналогичной точки зрения и в случае, если электронная цифровая подпись отсутствует, считаем, что невозможно установить, от кого исходил данный документ, соответственно, непонятно, чья воля в нем выражена. Отправить письмо с чужого компьютера может каждый, кто знает, кем и как это может быть сделано. Вполне вероятно, что это окажется совсем не тот человек, который вправе принимать бизнес­-решения и фиксировать их в контракте.

Документы без электронной цифровой подписи в порядке, установленном законом, вообще не должны рассматриваться в качестве доказательств, но подчас суды их принимают.

Кстати, недавно был принят еще один закон об электронной цифровой подписи. Планируется предоставить электронную подпись каждому гражданину страны. На данный момент в первую очередь речь идет о москвичах, поэтому в скором времени процесс использования электронных доказательств значительно упростится.

Широко распространено нотариальное заверение электронной переписки для использования в суде. Однако нотариус заверяет только тот факт, что сам видел определенное письмо на экране.

Нотариус не может доказывать личности отправителя и получателя. Рассмотрим распространенный в данный момент во многих профессиональных сферах (включая, например, маркетинг, дизайн, рекламную сферу и т. п.) случай, когда подрядчик и заказчик начинают работу без заключения договора, потому что сроки по выполнению подряда горят. Договор обсуждается по электронной почте, поскольку это наиболее оперативный способ вносить правки и предоставлять комментарии по обсуждаемым документам, но подписание и принятие текста договора затягивается, и случается так, что работы по проекту уже выполнены, а подписанной версии документа, подтверждающего взаимодействие компаний, до сих пор нет.

В таком случае, с одной стороны, заказчик может и не платить своему клиенту, поскольку нет договора, нет акта о приемке работ и т. п., однако есть электронная переписка между представителями двух компаний, из которой явно следует, что работы были выполнены и приняты первоначальные намерения заказчика оплатить эту работу, а также то, что сроки оплаты постоянно смещаются. В данной ситуации конфликт возможно разрешить в суде – при помощи предъявления данной переписки. Первоочередной и самый простой способ формализации данной информации будет составление нотариального протокола. Для этого нотариус не только заверяет тот факт, что видит на экране некоторую информацию, которая объясняет и подтверждает позицию истца по делу.

Для составления протокола опрашиваются свидетели, выясняется, действительно ли эта переписка происходила на самом деле между конкретными людьми, а также другие детали.

В процессе осмотра составляется протокол, который придает такой переписке приемлемую для судей форму. Нотариус осматривает компьютер, с которого велась переписка, убеждается, что такие письма действительно есть в почте, и описывает все свои предпринимаемые действия с целью обнаружения этой переписки: включил компьютер, открыл почтовую программу, ввел в поиске ключевое слово или адрес и обнаружил следующие конкретные данные – все это фиксируется в протоколе, который впоследствии предоставляется в суд.

Для многих судей такой протокол – достаточное основание, чтобы принять переписку в качестве доказательств. Все важные письма распечатываются и прикладываются к протоколу, оставшаяся часть писем – контекст электронной переписки – должна быть записана на диск и также предоставлена судье.

Некоторые из судей таким заверением не удовлетворятся, поэтому можно попробовать попытаться подтвердить факт подлинности электронного документа и его юридическую силу, засвидетельствовав наличие переписки на бумаге. Если в качестве примера брать описанную раннее ситуацию, то это можно сделать таким способом: компания­-подрядчик пишет заказчику письмо (не электронное, а бумажное) на официальном бланке компании, со всеми реквизитами, следующего содержания: как мы сообщали в электронных письмах от такой­-то даты, на адрес такой­-то, просим вас оплатить услуги нашей компании – ранее согласованную сумму.

При этом не стоит делать акцент на том, что вы в самом деле отправляли эти электронные письма. Скорее, наоборот, вам нужно сделать так, чтобы ваши попытки получить подтверждение того факта, что письма были прочитаны, остались незаметны. Как только вам придет ответ на ваше бумажное письмо, не содержащее возражений относительно того, что ваши электронные письма были получены, эти два документа вы можете приложить к вашей электронной переписке, и они будут официально подтверждать тот факт, что такая переписка осуществлялась, что она имеет юридическую силу и что эту переписку можно рассматривать в качестве доказательств по данному процессу.

Самый главный способ, являющийся наиболее распространенным и достоверным для подтверждения юридической силы электронных документов, – электронная цифровая подпись. Это одна из частей документа, целью которой является защита документа от подделки. Если у письма есть такая подпись, то вы с уверенностью можете сказать, что оно было отправлено именно тем лицом, с адреса которого это письмо пришло.

Подпись получается в результате криптографического изменения информации с использованием ключа цифровой подписи, который позволяет со стопроцентной гарантией и определенностью выявить и подтвердить личность владельца этого ключа.

Наличие такой подписи делает электронные документы приемлемыми для рассмотрения их в качестве доказательств по любому делу практически для любого судьи. И для лучших юристов такой ключ является одним из главных факторов, определяющих решение о готовности принятия электронных документов в качестве доказательств по делу, с которыми можно и нужно работать.

Многие именитые юристы отказываются работать с электронными документами, если на них отсутствует электронная цифровая подпись.

В настоящее время существует тенденция, связанная с тем, что в будущем электронная цифровая подпись станет чрезвычайно распространенным явлением и практически каждый человек будет являться владельцем собственного уникального идентификационного знака, а вся переписка будет проводиться исключительно с использованием данного реквизита.

В этом направлении уже предпринимаются некоторые шаги, в частности проект законопроекта о необходимости предоставления электронной цифровой подписи каждому жителю РФ (начало процессу положат москвичи).

Повсеместное внедрение такого реквизита в электронное сообщение позволит с оптимизмом воспринимать возможность принятия и рассмотрения электронных документов по любому делу и любым судьей.

Как бы то ни было, в настоящий момент отсутствует четкая законодательная база, регулирующая порядок рассмотрения электронных документов в качестве доказательств при судебном разрешении конфликтов и споров, и на любой аргумент, подтверждающий целесообразность их рассмотрения, есть свой контраргумент, и каждый судья в конечном итоге сам решает, принимать ему электронные письма в качестве доказательств или не стоит, руководствуясь своими собственными взглядами по этому вопросу.

 

Например, если ответчик не желает, чтобы переписка рассматривалась судьей, поскольку она явно подтверждает обязательства и вину ответчика, он всегда может сослаться на то, что такая переписка – недопустимое доказательство. Легче всего это сделать, сказав, что данное письмо не было получено адресатом, если в письме нет электронной цифровой подписи.

 

Да, на него ответили, но неизвестно, кто именно это сделал, если личность в письме не подтверждена. Неизвестно, кто в конечном итоге отправил это письмо, ведь воспользоваться чужим почтовым ящиком может каждый. Если адресат отрицает, что он получал данное письмо, то опровергнуть это без подписи с технической точки зрения будет невозможным.

 

Денис Быков, партнер, руководитель практики разрешения споров и медиации, «Пепеляев групп»:

 

— Достаточно часто в судебных процессах стороны предъявляют в поддержку своих позиций распечатки электронной переписки, скриншоты интернет-сайтов и иные подобные документы, поскольку многие бизнес­-операции сопровождаются общением посредством сети Интернет.

 

Иногда даже встречаются дела, доказательная сторона которых полностью основывается на таких материалах. Из недавнего, например: процесс между рекламным агентством и заказчиком, который проводил тендер на организацию региональной рекламной кампании. Подробное обсуждение подготовки предложения проводилось по электронной почте. И в какой-то момент агентство решило, что именно оно будет проводить эту акцию. У подрядчика были пробные образцы и достаточная информация для работы, поэтому он запустил проект, посчитав, что переписка в почте является фактически заключенным договором.

 

Поставив клиента перед фактом, что кампания уже началась и необходимо оплатить услуги, агентство надеялось устранить конкурентов в тендере. Однако компания­-клиент платить отказалась, поскольку ни в каком виде не было зафиксировано, что проект отдан на реализацию именно этому агентству.

 

Определенная работа агентством была проделана, и оно решило, что сможет с помощью имеющейся переписки по электронной почте в судебном порядке доказать, что услуга была заказана. Мы представляли в суде компанию­-заказчика. На основании имеющихся материалов мы доказали, что те e-­mail, которые были предоставлены, не могут использоваться в качестве доказательств (электронная цифровая подпись отсутствовала), и даже если оппонент считает, что договор был заключен, то это должно было быть сделано в установленном законом порядке.

 

Договор заключен не был, а значит, агентство не вправе претендовать на какую-либо оплату. Для многих судей важным фактором, влияющим на решение о принятии электронных документов по делу, станет включение пункта о статусе электронной переписки в договор, регулирующий взаимоотношения конфликтующих сторон, то есть фиксирование в договоре того, что подобная форма коммуникации может рассматриваться наравне с бумажными документами в качестве доказательств при любых возникающих спорах и конфликтах.

 

Если это не оговаривается, то сторона, которая не заинтересована, чтобы подобные документы учитывались в деле, может не соглашаться на это.

 

Очевидно, что на данном этапе довольно много моментов могут тормозить использование переписки в качестве доказательств по тому или иному делу.

 

Но судя по тому, что распространение электронной почты достигает удивительных масштабов, она используется повсеместно в любых сферах, будь-то маркетинг, продажи, логистика, государственное управление и т. п., разработка новых законопроектов (например, об электронной цифровой подписи) или внедрение важных статей документооборота в электронную среду (бухгалтерская отчетность в электронном виде, возможность нотариального заверения в электронном виде), – все это явно способствует разработке и введению новых законодательных норм, регулирующих возможность рассмотрения электронных документов в качестве документов полной юридической силы, пригодных для рассмотрения их в суде в едином установленном порядке. А пока можно взять на вооружение советы, описанные в данной статье.